Nằm trong bộ nhận diện thương hiệu, bộ nhận diện văn phòng là tập tài liệu quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Vậy thực vai trò của những tài liệu này là gì? Những thành phần nào cần thiết để tạo nên một bộ nhận diện đầy đủ? Quy cách thiết kế ra sao? Cần lưu ý gì khi bắt tay vào thiết kế? Nếu bạn đang có chung những băn khoăn trên thì hãy đồng hành cùng Adina Việt Nam nhé. Dưới đây, Adina  Việt Nam sẽ cùng bạn tìm chi tiết các vấn đề liên quan tới bộ nhận diện văn phòng.

Vai trò của bộ nhận diện thương hiệu văn phòng

Sau nhận diện lõi, thiết kế bộ nhận diện văn phòng là bước tiếp theo doanh nghiệp cần thực hiện trong quá trình xây dựng thương hiệu. Thực tế, bộ tài liệu này mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

• Bộ nhận diện dùng trong khối văn phòng thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty.
• Bộ nhận diện văn phòng hỗ trợ củng cố danh tiếng, gia tăng giá trị bền vững cho công ty.
• Xây dựng ấn tượng riêng biệt, giúp khách hàng/ đối tác dễ dàng nhận diện doanh nghiệp với các đơn vị khác cùng ngành.
• Gia tăng cơ hội hợp tác, giúp thương hiệu phủ sóng rộng rãi hơn. 
• Tạo dựng sự tin tưởng đối với khách hàng, nâng cao khả năng trung thành và thúc đẩy quyết định mua hàng, hợp tác của họ.
• Tạo niềm tự hào cho nhân viên trong toàn hệ thống.

Thành phần đầy đủ trong bộ nhận diện văn phòng

Bộ nhận diện thương hiệu văn phòng đầy đủ bao gồm tất cả các tài liệu văn phòng sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp hoặc gửi tới khách hàng/ đối tác. Tùy theo quy mô doanh nghiệp, số lượng hạng mục trong bộ nhận diện khối văn phòng sẽ thay đổi. Thường công ty nhỏ thì bộ nhận diện giới hạn ở những hạng mục cơ bản. Với doanh nghiệp lớn, bộ nhận diện văn phòng sẽ đầy đủ hơn. 

Cụ thể thành phần đầy đủ của tệp tài liệu này bao gồm:

• Name Card (Danh thiếp): Phục vụ quá trình gặp gỡ đối tác/ khách hàng, chứa đựng thông tin liên hệ công ty. 
• Phong bì thư (Loại nhỏ, to): Lưu trữ thư từ, dữ liệu bản cứng khi chuyển phát tới khách hàng.
• Tiêu đề thư: Là dòng tiêu đề chứa đầy đủ thông tin công ty, xuất hiện chủ yếu trong báo giá, hợp đồng mua bán, trao đổi giữa các bên và thư mời.
• Kẹp file tài liệu: Dùng để chứa đựng, bảo quản tài liệu bản cứng.
• Chữ ký email: Bao gồm tên người gửi, chức danh kèm theo, logo nhận diện, thông tin liên hệ công ty (tên công ty đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, email, website, fanpage).
• Đồng phục, thẻ nhân viên: Đồng phục khối văn phòng, bảo vệ.
• Giấy mời, thiệp chúc mừng, thư cảm ơn: Sử dụng trong các dịp đặc biệt như mời đối tác tham dự lễ khai trương, ra mắt sản phẩm, chúc mừng sinh nhật, chúc mừng năm mới,…
• Lịch bàn, lịch treo tường: Dùng để tặng khách hàng, đối tác mỗi dịp Tết đến, xuân về. 
• Thành phần khác: Hóa đơn thu – chi, sổ công tác, bìa báo cáo,…

Quy cách chuẩn khi thiết kế bộ nhận diện thương hiệu văn phòng

Để hoàn thiện bộ nhận diện văn phòng chuyên nghiệp, chú trọng quy cách thiết kế tệp tài liệu rất quan trọng. Theo kinh nghiệm thực tế qua hàng ngàn dự án, Adina Việt Nam xin gửi tới bạn đọc một số kích thước tiêu chuẩn của các ấn phẩm cơ bản mà chúng tôi thực hiện nhiều nhất trong những năm qua:

Quy cách thiết kế danh thiếp

Thiết kế danh thiếp gồm 2 loại chính:

• Danh thiếp dạng ngang: Kích thước thiết kế phổ biến là 54x90mm, tương ứng 255×155 pixel.
• Danh thiếp dạng đứng: Kích thước 50x90mm, tương ứng 255 x 140 pixel.

Kích thước phong bì thư trong bộ nhận diện văn phòng

Quy cách thiết kế phong bì thư khá đa dạng, bao gồm 3 kích thước sau:

• Phong bì thư khổ lớn: Khổ A6 với kích thước 12x22cm.
• Phong bì thư khổ vừa: Khổ A5 có kích thước 18x24cm hoặc 16x23cm.
• Phong bì thư khổ nhỏ: Khổ A4 với kích thước 25x34cm.

Quy cách thiết kế các ấn phẩm trong nội bộ văn phòng

• Với kẹp file tài liệu: Kích thước phổ biến khoảng 23x32cm, chiều cao tai cài khoảng 7 – 7.5cm.
• Thẻ nhân viên: Kích thước chuẩn rộng 5.4cm, cao 8.6cm, có thể được thiết kế hai mặt giống nhau hoặc một mặt thông tin, một mặt trơn.
• Lịch tường: Kích thước lịch tường 7 trang là 40x60cm.
• Lịch để bàn: Gồm 13 trang, kích thước 16x22cm.
• Giấy chứng nhận: A4 ngang.

XEM THÊM: 

Bộ nhận diện thương hiệu nội thất

Lưu ý quan trọng khi thiết kế bộ nhận diện văn phòng

Đại diện cho hình ảnh thương hiệu, tất cả hạng mục trong bộ nhận diện văn phòng đều cần đặc biệt quan tâm chú trọng. Do đó để hoàn thiện tập tài liệu này một cách chỉn chu nhất, bạn cần lưu ý tới một số vấn đề dưới đây:

Lưu ý khi lựa chọn font chữ trình bày

Font chữ trình bày nội dung các hạng mục của bộ nhận diện cần đồng bộ, nhất quán, dễ đọc, dễ nhìn. Hạn chế sử dụng font cách điệu quá cầu kỳ bởi chúng thường gây rối mắt, khách hàng không thể hiểu rõ được hết ý nghĩa thông điệp mà thương hiệu truyền tải. Bạn có thể tham khảo những font chữ phổ biến như: Times New Roman, Arial, Tahoma, Verdana, Helvetica,…

Lưu ý về màu sắc các hạng mục thành phần

Giống như font chữ, việc phối màu sắc trong các hạng mục thành phần cũng cần chú ý tới những điểm sau:

• Lựa chọn một màu sắc nền làm màu chủ đạo xuyên suốt các hạng mục để đảm bảo tính đồng bộ. 
• Ưu tiên dùng màu tách ra từ logo thương hiệu để tăng tính nhận diện.
• Tùy chỉnh màu sắc hài hòa, không nên quá đậm hoặc quá nhạt.
• Hạn chế phối hợp nhiều màu gây rối mắt, thiếu chuyên nghiệp.

Lưu ý về hình ảnh trong bộ nhận diện văn phòng

Các hạng mục trong bộ nhận diện văn phòng thiết kế càng đơn giản, dễ nhìn sẽ càng nổi bật. Do đó hình ảnh lựa chọn không cần quá đa dạng. Thường thì các doanh nghiệp chỉ sử dụng hình ảnh logo để nhận diện.   

Lưu ý về đồ họa 

Đồ họa trong các ấn phẩm của bộ nhận diện văn phòng cũng không cần quá cầu kỳ. Tốt nhất chỉ nên in chìm tên thương hiệu hoặc logo để tạo điểm nhấn cho các tài liệu. 

Mẫu bộ nhận diện văn phòng chuyên nghiệp do Adina Việt Nam thực hiện

Bộ nhận diện văn phòng của thương hiệu thiết bị công nghệ Bảo An

Mẫu bộ nhận diện văn phòng chuyên nghiệp của thương hiệu An Phong

Mẫu bộ nhận diện thương hiệu văn phòng của Bệnh viện Đa khoa Thái Bình

Mẫu bộ nhận diện văn phòng công ty Hợp Lực

Mẫu bộ nhận diện văn phòng thương hiệu chứng khoán Bảo Minh 

Mẫu bộ nhận diện văn phòng thương hiệu Elecom

Mẫu bộ nhận diện văn phòng tập đoàn ValuGroup

Mẫu bộ nhận diện văn phòng trung tâm Anh ngữ Sunkids

Mẫu bộ nhận diện văn phòng thương hiệu Vietnam AutoCare

 

Mẫu bộ nhận diện thương hiệu văn phòng của công ty T-Flowers

Trên đây là những thông tin quan trọng về bộ nhận diện văn phòng mà bạn nên biết. Đồng thời Adina Việt Nam cũng gửi tới bạn những mẫu bộ nhận diện ấn tiêu biểu nhất mà chúng tôi đã thực hiện trong thời gian qua. Nếu cần bất kỳ sự hỗ trợ nào, bạn vui lòng liên hệ:

 

ADINA VIỆT NAM – Branding & Strategy

• TP HN: Số 32 Ngõ 133 – Thái Hà, Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội
• TP HCM: Số 86/54 đường Phổ Quang, phường 2, quận Tân Bình, TP.HCM
• Tel: 098 771 2288
• Phone: 024 6659 6680
• Email: info@adina.com.vn
• Website: https://adina.com.vn/